7 ขั้นตอนในการแก้ปัญหาอย่างคิวซี

(7 Steps of QC Story)

1. การค้นหาปัญหา/คัดเลือกหัวข้อ

ปัญหาคืออะไร   ปัญหาคือสิ่งผิดปกติ ปัญหาคือความทุกข์ ปัญหาคือสุขไม่เต็มอิ่ม ปัญหาคือสิ่งที่เกิดขึ้นไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้
จะหาปัญหาได้อย่างไร   ระดมสมองจากสมาชิกกลุ่มสอบถามหน่วยงานถัดไปสอบถามจากลูกค้านโยบายขององค์การ
จะเลือกปัญหาใดมาแก้ไข สิ่งที่เราเดือดร้อนมากที่สุดให้สมาชิกกลุ่มเลือกกำหนดมาตรการหรือเกณฑ์ที่ใช้ตัดสินใจใช้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจ
ปัญหาที่ควรนำมาแก้ไขก่อน เป็นปัญหาของหน่วยงานของเราเราเดือดร้อนเพราะปัญหานั้นเป็นปัญหาแท้จริง มีข้อมูลสนับสนุนเป็นปัญหาไม่ใหญ่นัก
การกำหนดหัวข้อเรื่องของปัญหา เพื่อลดและขจัดปัญหาต้องชัดเจนและสื่อความหมาย อาทิ ลดเวลาปฏิบัติงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดอุบัติเหตุจากการทำงาน

2. การสำรวจสภาพปัจจุบันและตั้งเป้าหมาย   

ปัญหาต้องเป็นความจริง ไม่ใช่ความรู้สึก รวบรวมข้อมูลสนับสนุนปัญหาข้อมูลสถิติคือความจริงความจริงอาจไม่เหมือนกับสิ่งที่คิดไว้สิ่งที่คิดไว้อาจคิดจากประสบการณ์หรือความรู้สึก
ข้อมูลสถิติประกอบด้วย ข้อมูลตัวเลข (Data)ข้อมูลข่าวสาร (Information)
ข้อมูลสภาพปัจจุบัน ต้องมีมากพอที่จะชี้ปัญหาสามารถชี้ปัญหาได้ชัดเจนต้องเป็นความจริง ไม่ใช่คิดเอาเองหรือประมาณการ
การกำหนดเป้าหมาย เพื่อวัดความสำเร็จในการแก้ไขปัญหาต้องเป็นตัวเลขวัดได้ต้องมีข้อมูลสนับสนุน ต้องมีเหตุมีผล ไม่ใช่การคาดคะเน ต้องบรรลุเป้าหมายในเวลาที่กำหนด

3. การวางแผนกิจกรรม

การวางแผน กำหนดว่าจะทำอะไรบ้างจัดทำตารางกำหนดการและแบ่งความรับผิดชอบ

4. การวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา

วิธีที่ใช้ในการวิเคราะห์ วิเคราะห์ข้อมูลตัวเลข (ใช้การจำแนกข้อมูล ตารางตรวจสอบ แผนภูมิพาเรโต้ ฯลฯ)การวิเคราะห์ข้อมูลข่าวสาร (เช่น แผนภูมิก้างปลา)
การวิเคราะห์หาสาเหตุ ต้องเป็นสาเหตุที่แท้จริงสามารถแก้ไขได้เองสาเหตุที่นำมาแก้ไข ต้องไม่ขัดนโยบาย (ไม่เป็นเรื่องของหน่วยงานอื่น)
ต้องมีการพิสูจน์สาเหตุที่จะนำมาแก้ไข สาเหตุที่จะนำมาแก้ไขต้องเป็นต้นเหตุต้องแสดงวิธีพิสูจน์ต้นเหตุการพิสูจน์ต้นเหตุที่เชื่อถือได้มากที่สุดคือใช้ความจริงและข้อมูล (Fact and Data)
มีการกำหนดมาตรการแก้ไข “ต้นเหตุ” ควรมีการทดลองปฏิบัติก่อนควรเป็นมาตรการไขใหม่มาตรการแก้ไขควรแยบยลและชาญฉลาด

5.การกำหนดมาตรการแก้ไขและการปฏิบัติ           

พิจารณามาตรการแก้ไขปัญหา นำเสนอแนวคิดสำหรับมาตรการแก้ไขร่วมกันพิจารณาว่าจะนำมาตรการใดไปใช้ตรวจสอบรายละเอียดของมาตรการแก้ไขให้รอบคอบนำมาตรการแก้ไขไปปฏิบัติ

6. การตรวจสอบผล

การตรวจสอบผล รวบรวมข้อมูล (ตัวเลข) หลังการแก้ไขนำมาเปรียบเทียบกับก่อนการแก้ไขข้อมูลหลังการแก้ไขควรมีมากพอที่จะตรวจสอบผลลัพธ์ข้อมูลหลังการแก้ไขควรมีจำนวนเท่ากันกับข้อมูลก่อนการแก้ไขการนำเสนอข้อมูลก่อนและหลังการแก้ไข ควรใช้เครื่องมือ (Tools) เดียวกันมีการแยกผลทางตรงกับผลทางอ้อมให้ชัดเจนผลทางอ้อมควรแสดงให้เป็นรูปธรรมมีการเปรียบเทียบผลทางตรงกับเป้าหมายให้ชัดเจน

7. การกำหนดมาตรฐานปฏิบัติงาน 

วัตถุประสงค์ของการกำหนดมาตรฐาน เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นมาอีกเพื่อยกระดับคุณภาพ/ประสิทธิภาพการทำงาน
มาตรฐานต้องสรุปมาจากวิธีการแก้ไขปัญหา มาตรฐานไม่ใช่มาตรการมาตรฐานไม่ใช่ผลลัพธ์
มาตรฐานต้องชัดเจนและสื่อความหมาย ทุกคนปฏิบัติได้เหมือนกันมีข้อมูล (ตัวเลข) กำกับ
กำหนดวิธีควบคุม ผู้เกี่ยวข้องทำความคุ้นเคยในมาตรฐานใหม่ฝึกอบรมให้กับบุคคลที่ต้องนำไปปฏิบัติติดตามประเมินผลเพื่อให้มั่นใจว่ามีการธำรงรักษาคุณประโยชน์