การร้องเรียนต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร  ผู้ร้องเรียนสามารถเขียนหรือจัดทำด้วยตนเอง หรือให้ผู้อื่นป็นผู้จัดทำแทนให้ โดยผู้ร้องเรียนมีการลงลายมือชื่อกำกับ

• ผู้ร้องเรียนต้องระบุชื่อ - สกุล ของผู้ถูกร้องเรียน พร้อมส่งมอบหลักฐานประกอบคำร้องเรียน ผ่านช่องทางอย่างเป็นทางการ ได้แก่ :
  1)ระบบรับฟังเสียงลูกค้า Voice of Customer (VOC ) (link: https://cmu.to/dQsF0)
  2) บันทึกข้อความ หรือหนังสือราชการส่งมายังงานบริหารงานวิจัย บริการวิชาการและวิเทศสัมพันธ์

• เพื่อก่อให้เกิดความยุติธรรมต่อผู้ถูกร้องเรียน ผู้ร้องเรียนต้องเปิดเผยตัว​โดยระบุชื่อ สกุล ของตนในคำร้อง  อย่างไรก็ตาม ผู้ร้องเรียนสามารถร้องเรียนแบบนรินาม (anonymous) ได้ หากการร้องเรียนนั้นเข้าเงื่อนไข 3 ข้อต่อไปนี้ ครบทุกประการ:

1. คณะกรรมการวิจัยพิจารณาแล้วเห็นว่าสมควรจะสืบสวน แม้ผู้ร้องเรียนประสงค์ที่จะไม่เปิดเผยตัวตน
2. มีหลักฐานในการกระทำผิดอย่างชัดเจน
3. ดุลแห่งอำนาจ (balance of power) ของผู้ร้องเรียนต่ำกว่าดุลแห่งอำนาจของผู้ถูกร้องเรียนอย่างชัดเจน (ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อหน้าที่การงานของผู้ร้องเรียนได้)